Datenschutzerklärung
Diese Erklärung beschreibt, wie in der Anwendung ITC Office personenbezogene Daten verarbeitet werden – in der mobilen App wie in der Weboberfläche.
1. Zwei Rollen – und warum das für Sie wichtig ist
ITC Office ist eine Anwendung für Unternehmen. Es gibt keine Selbstregistrierung: Zugänge werden von der Organisation angelegt, die ITC Office einsetzt – in der Regel Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber. Daraus ergeben sich zwei verschiedene Verantwortlichkeiten:
- Inhaltsdaten – Kunden, Anlagen, Aufträge, Protokolle, Berichte, Arbeitsnachweise, Fotos und Unterschriften. Für diese Daten ist die Organisation verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir verarbeiten sie ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Über Zwecke, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrung entscheidet die Organisation, nicht wir.
- Betriebsdaten – technische Protokolle, Fehlermeldungen und Versionsangaben, die beim Betrieb der Anwendung anfallen. Dafür sind wir verantwortlich.
Praktische Folge: Fragen zu Ihren Inhaltsdaten – Auskunft, Berichtigung, Löschung – richten Sie bitte zuerst an Ihre Organisation. Wir dürfen solche Daten nicht auf eigene Entscheidung ändern oder herausgeben; wir leiten Ihre Anfrage an die Organisation weiter.
2. Verantwortlicher für die Betriebsdaten
ITC Cordes e.K. Inhaber: Björn Cordes Föscheberg 45 27308 Kirchlinteln Deutschland Telefon: +49 4230 1005-0 E-Mail: service@itc-office.de
Vollständige Anbieterangaben im Impressum.
3. Welche Daten verarbeitet werden
| Daten | Wozu | Rolle / Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Zugangsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Benutzerkennung, Rolle, Anmeldezeitpunkte | Anmeldung, Rechteprüfung, Zuordnung von Eingaben zu einer Person | Auftragsverarbeitung für die Organisation (Art. 28 DSGVO) |
| Inhaltsdaten: Kunden- und Anlagendaten, Aufträge, Formularantworten, Messwerte, Bemerkungen, Fotos, Dokumente | Der eigentliche Zweck der Anwendung: Wartung, Service und Prüfung dokumentieren | Auftragsverarbeitung für die Organisation (Art. 28 DSGVO) |
| Unterschriften von Monteurinnen, Monteuren und Kunden | Nachweis über erbrachte Leistungen | Auftragsverarbeitung für die Organisation (Art. 28 DSGVO) |
| Technische Protokolle: Zeitpunkt, aufgerufener Pfad, Statuscode, Benutzer- und Organisationskennung, App-Version und Plattform | Betrieb, Fehlersuche, Missbrauchserkennung, Entscheidung über Kompatibilität älterer App-Versionen | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): ein sicherer und nachvollziehbar funktionierender Dienst |
| Fehlerberichte aus der Anwendung: Fehlertext, technische Aufrufkette, aufgerufene Adresse, Browser-/Gerätekennung | Absturz- und Fehlerursachen finden | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
Was ausdrücklich nicht stattfindet
- Keine Standortdaten. Die App fragt keine Ortungsberechtigung an und erhebt keine Positionsdaten.
- Keine Werbung, keine Analysedienste, keine Drittanbieter-Bausteine. In der App ist kein Werbe-, Analyse- oder Absturzberichtsdienst eingebunden – auch keiner der üblichen Anbieter. Alle Daten gehen ausschließlich an unseren eigenen Server.
- Kein Profiling, keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
- Keine Suchbegriffe in den Protokollen. Was Sie in der App suchen, wird bewusst nicht mitgeschrieben.
4. Daten auf Ihrem Gerät
Für den Einsatz ohne Netz speichert die App Daten lokal auf dem Gerät – die Vorgänge, die Sie benötigen, samt zugehöriger Fotos, sowie Ihre Anmeldung. Ohne diese Speicherung ließe sich die Anwendung im Feld nicht nutzen; sie ist damit für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich im Sinne von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und bedarf keiner gesonderten Einwilligung.
Diese lokalen Daten werden beim Abmelden vollständig gelöscht, ebenso beim Deinstallieren der App.
Bei der Anmeldung setzt unser Anmeldedienst ein Sitzungs-Cookie. Es dient allein dazu, die Anmeldung aufrechtzuerhalten, und ist ebenfalls unbedingt erforderlich.
5. Berechtigungen der App
| Berechtigung | Wofür |
|---|---|
| Internet | Verbindung zum Server Ihrer Organisation |
| Kamera | Ausschließlich zum Einlesen von QR- und Barcodes an Anlagen. Es werden dabei keine Bilder gespeichert oder übertragen. |
| Dateien und Fotos | Nur wenn Sie selbst ein Foto oder Dokument anhängen – über die Auswahl Ihres Betriebssystems. Die App durchsucht Ihren Speicher nicht. |
6. Wer die Daten erhält
Die Anwendung läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU beziehungsweise des EWR findet nicht statt.
Empfänger sind ausschließlich:
- die Organisation, die ITC Office einsetzt, und die von ihr berechtigten Personen;
- wir selbst, im Rahmen von Betrieb und Wartung der Anwendung;
- bei E-Mail-Benachrichtigungen der von Ihrer Organisation eingesetzte Mailserver;
- Stellen, denen gegenüber eine gesetzliche Auskunftspflicht besteht.
7. Wie lange gespeichert wird
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Inhalts- und Zugangsdaten | Solange die Organisation ITC Office nutzt. Beendet der Vertragspartner die Nutzung, stellen wir auf Wunsch einen Export bereit und löschen anschließend die Daten der Organisation vollständig, einschließlich hochgeladener Dateien. Eigene gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die Inhalte machen wir nicht geltend – diese liegen bei der Organisation. |
| Technische Protokolle und Fehlerberichte | 31 Tage, danach automatisch gelöscht. |
| Lokale Daten auf dem Gerät | Bis zum Abmelden oder Deinstallieren. |
| Sicherungskopien | Bis zu 90 Tage. Gelöschte Daten können so lange noch in einer Sicherung enthalten sein; genutzt werden sie dort nicht – die Sicherung dient allein der Wiederherstellung im Störungsfall. Danach verschwinden sie mit dem Turnus von selbst. |
Einzelheiten zur Löschung eines Zugangs – und dazu, welche Dokumente bewusst erhalten bleiben – stehen unter Konto und Daten löschen.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Wohin Sie sich wenden, hängt von der Art der Daten ab (siehe Abschnitt 1): Bei Inhalts- und Zugangsdaten an Ihre Organisation, bei Betriebsdaten an uns unter service@itc-office.de. Im Zweifel schreiben Sie uns – wir leiten weiter und sagen Ihnen, wer zuständig ist.
Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Prinzenstraße 5 30159 Hannover
9. Ist die Bereitstellung erforderlich?
Die Verarbeitung Ihrer Zugangs- und Inhaltsdaten ist erforderlich, um mit ITC Office zu arbeiten – ohne sie lässt sich die Anwendung nicht nutzen. Das Anhängen von Fotos ist dagegen freiwillig; die App funktioniert auch ohne.
10. Änderungen dieser Erklärung
Ändert sich die Anwendung, passen wir diese Erklärung an. Maßgeblich ist die hier abrufbare Fassung; das Datum unten nennt den Stand.
ITC Office – Datenschutzerklärung. Stand: September 2026.